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¿Es usted la persona encargada en su empresa o negocio de organizar o contratar una compañía de eventos?

Organizar un evento requiere planificación. Ya sea una conferencia, un seminario o un día de agradecimiento al cliente, o si tiene dos semanas para planificarlo o un año entero, el éxito de su evento está en los pequeños detalles

Estos son los pasos que debe seguir para garantizar que su evento será un éxito.

• Primero que todo debes definir para que tipo de público quieres hacer el evento. A partir de esto, todas las demás decisiones serán mucho más coherentes y fáciles de tomar. El tema, el contenido, los precios, la ubicación, etc. Este enfoque también te ayudará a mantenerte enfocado en lograr objetivos específicos.

A partir de ahí, puede concentrarse en los detalles, como el nombre del evento, el tema, el lema y el esquema de color.

• Tenga un propósito claro de porque esta realizando el evento.

Cada decisión después de eso debería apoyar su objetivo principal. ¿Es la generación de leads? ¿Su objetivo es crear conciencia de su empresa o de un producto en particular? ¿Ves el propósito principal como uno para desarrollar la lealtad del cliente? ¿Es un evento social?  Por supuesto asegúrese que su equipo de trabajo esté al tanto del propósito

• Haga una lista de todos los detalles que usted quiere incluir en su evento.
• Consulta el calendario. Asegúrate de no programar tu evento en o demasiado cerca de las vacaciones. Verificar si hay otros eventos a los que asistirán los asistentes
• Desarrolle un “plan de financiación” para su evento y calcule los números. Sepa cómo va a pagar el evento. La mayoría de los eventos son financiados por patrocinios, venta de entradas, presupuestos de marketing interno, o una combinación de los tres. Antes de reservar su lugar o firmar cualquier contrato, es una buena idea comenzar a firmar patrocinadores primero. O comience a vender entradas anticipadas para asegurarse de que haya suficiente interés en su idea.
• Use los hashtags de Twitter y los hashtags de Instagram. Twitter es excelente para promover eventos y para crear un sentido de comunidad en línea en torno a un evento. Configure un hashtag único desde el principio.
• Compre publicidad en las redes sociales. La compra de publicidad en las redes sociales a menudo se pasa por alto en los pequeños eventos. Las plataformas de publicidad social (Facebook, LinkedIn y Twitter, sobre todo) pueden ayudar significativamente a llegar a nuestro público en nuestra ubicación geográfica

Después de tener claro los puntos anteriores ahorra se puede concentrar en escoger la persona o la compañía que le ayudara a que su evento sea un éxito

Busque una empresa con experiencia y una sólida reputación dentro de la comunidad de organizadores de eventos. Aunque algunas veces darle la oportunidad a compañías nuevas puede ser muy gratificante, siempre y cuando te asegures que la persona tiene la educación necesaria para llevar a cabo tu evento.

Consulte con el capítulo nacional o local de Meeting Professionals International, la International Special Events Society o la Asociacion de profesionales de bodas (ABC) Estas son solo algunas asociaciones que certifican a los profesionales en eventos

Entrevista solicitantes

La mayoría de los planificadores de eventos estarán ansiosos por saber acerca de su evento.

Reduzca su lista de candidatos a los tres candidatos más fuertes.

Luego, debe preguntar a cada finalista o empresa sobre su negocio, su experiencia con eventos pasados y cómo planean las contingencias. Un buen planificador lo guiará a través de una discusión sobre los objetivos generales de su evento, el cronograma, el presupuesto, el recuento de invitados y las preferencias personales, y también le hará preguntas sobre su organización. El que está ansioso por conocer sus objetivos y su evento se destacará del resto.

     Aunque no siempre es posible entrevistar a un solicitante en persona , especialmente si no se encuentra en su misma ciudad, este puede ser un paso crítico para elegir el planificador adecuado, ya que usted querrá al candidato que tenga una buena relación contigo.

El último paso es verificar las referencias de sus candidatos también. Póngase en contacto con antiguos clientes.

     Una vez que haya realizado la contratación, el planificador de eventos debería poder compartir con usted un plan detallado para el evento. Es el momento de lanzar ideas creativas y descartar las ideas que no funcionan

Comuníquese con nosotros si necesita asesoramiento en su evento en la Florida