Gerente de eventos Vs. Organizador de eventos

Gerente de eventos vs Organizador

Gerente de eventos Vs. Organizador de eventos

Si bien las habilidades de estas dos funciones se superponen, son dos funciones distintas. Este error crea problemas para aquellos que tratan con clientes que creen erróneamente que necesitan un administrador de eventos cuando lo que necesitan es un planificador de eventos. Y para aquellos clientes que tienen la impresión de que todos los gerentes de eventos también manejan la planificación de eventos.

Comencemos con el Organizador de eventos:

La palabra clave aquí es organizar. Todos los eventos, desde despedidas de soltera hasta celebraciones de cumpleaños históricas y grandes reuniones corporativas, comienzan con algún tipo de plan. Las discusiones iniciales con los clientes con respecto a ideas de eventos, temas, fechas deseables y pautas presupuestarias son parte del proceso de planificación del evento

La planificación de eventos comienza desde escoger el concepto y continúa hasta el evento real. Y, sinceramente, durante algunas semanas después del evento, los organizador de eventos manejan los elementos de seguimiento.

La Organización  de eventos implica trabajar estrechamente con el cliente para diseñar un evento que refleje la visión del cliente y cumpla con el objetivo del evento. Los clientes que contratan a un Organizador de eventos contratan a alguien para planificar todos los aspectos del evento, incluidos los detalles relacionados y los elementos de acción, y para ver ese evento hasta su finalización.

Las responsabilidades de un organizador de eventos pueden incluir, pero no se limitan a

  • Seleccionar un tema general para el evento
  • Desarrollar un presupuesto.
  • Seleccionar un lugar
  • Negociación de contratos hoteleros.
  • Contratación de proveedores externos.
  • Planificación del menú.
  • Contratar a un proveedor
  • Organización de oradores invitados o entretenimiento.
  • Coordinación del transporte.
  • Elegir el esquema de color
  • Desarrollando invitaciones

Gerente de eventos

El gerente de eventos normalmente a estudiado 4 años en una universidad formal en Estados Unidos esta carrera se llama “Event Management, B.S.. en cada país de Latinoamérica le asignan un nombre diferente

Cada tipo de evento se compone de numerosas partes que encajan como piezas de un rompecabezas. Todas esas piezas finalmente se unen para crear un evento. Los eventos exitosos tienen todas esas piezas relacionadas que se unen en el momento y el lugar correctos, sin problemas, de manera eficiente y de acuerdo con el plan. Este proceso se llama Gerenciar un evento.

Gerenciar un evento implica crear, coordinar y gestionar todos los diferentes componentes de un evento, así como los equipos de personas responsables de cada aspecto. Pueden incluir

  • Reservar una ubicación para un evento.
  • Coordinación de proveedores externos.
  • Desarrollar un plan de estacionamiento.
  • Diseño de planes de contingencia de emergencia.
  • Garantizar el cumplimiento de las normas de salud y seguridad.
  • El personal administrativo responsable de cada función.
  • Supervisar la ejecución de un evento.
  • Seguimiento del evento.
  • Resolver situaciones de eventos en el sitio

Definir estas dos funciones es un desafío porque, no solo están estrechamente relacionadas, las responsabilidades a menudo se superponen.

Como escoger un planificador de eventos

¿Es usted la persona encargada en su empresa o negocio de organizar o contratar una compañía de eventos?

 

Organizar un evento requiere planificación. Ya sea una conferencia, un seminario o un día de agradecimiento al cliente, o si tiene dos semanas para planificarlo o un año entero, el éxito de su evento está en los pequeños detalles

Estos son los pasos que debe seguir para garantizar que su evento será un éxito.

  • Primero que todo debes definir para que tipo de público quieres hacer el evento. A partir de esto, todas las demás decisiones serán mucho más coherentes y fáciles de tomar. El tema, el contenido, los precios, la ubicación, etc. Este enfoque también te ayudará a mantenerte enfocado en lograr objetivos específicos.

A partir de ahí, puede concentrarse en los detalles, como el nombre del evento, el tema, el lema y el esquema de color.

  • Tenga un propósito claro de porque esta realizando el evento.

Cada decisión después de eso debería apoyar su objetivo principal. ¿Es la generación de leads? ¿Su objetivo es crear conciencia de su empresa o de un producto en particular? ¿Ves el propósito principal como uno para desarrollar la lealtad del cliente? ¿Es un evento social?  Por supuesto asegúrese que su equipo de trabajo esté al tanto del propósito

  • Haga una lista de todos los detalles que usted quiere incluir en su evento.
  • Consulta el calendario. Asegúrate de no programar tu evento en o demasiado cerca de las vacaciones. Verificar si hay otros eventos a los que asistirán los asistentes
  • Desarrolle un “plan de financiación” para su evento y calcule los números. Sepa cómo va a pagar el evento. La mayoría de los eventos son financiados por patrocinios, venta de entradas, presupuestos de marketing interno, o una combinación de los tres. Antes de reservar su lugar o firmar cualquier contrato, es una buena idea comenzar a firmar patrocinadores primero. O comience a vender entradas anticipadas para asegurarse de que haya suficiente interés en su idea.
  • Use los hashtags de Twitter y los hashtags de Instagram. Twitter es excelente para promover eventos y para crear un sentido de comunidad en línea en torno a un evento. Configure un hashtag único desde el principio.
  • Compre publicidad en las redes sociales. La compra de publicidad en las redes sociales a menudo se pasa por alto en los pequeños eventos. Las plataformas de publicidad social (Facebook, LinkedIn y Twitter, sobre todo) pueden ayudar significativamente a llegar a nuestro público en nuestra ubicación geográfica

Después de tener claro los puntos anteriores ahorra se puede concentrar en escoger la persona o la compañía que le ayudara a que su evento sea un éxito

Busque una empresa con experiencia y una sólida reputación dentro de la comunidad de organizadores de eventos. Aunque algunas veces darle la oportunidad a compañías nuevas puede ser muy gratificante, siempre y cuando te asegures que la persona tiene la educación necesaria para llevar a cabo tu evento.

Consulte con el capítulo nacional o local de Meeting Professionals International, la International Special Events Society o la Asociacion de profesionales de bodas (ABC) Estas son solo algunas asociaciones que certifican a los profesionales en eventos

Entrevista solicitantes

La mayoría de los planificadores de eventos estarán ansiosos por saber acerca de su evento.

Reduzca su lista de candidatos a los tres candidatos más fuertes.

Luego, debe preguntar a cada finalista o empresa sobre su negocio, su experiencia con eventos pasados y cómo planean las contingencias. Un buen planificador lo guiará a través de una discusión sobre los objetivos generales de su evento, el cronograma, el presupuesto, el recuento de invitados y las preferencias personales, y también le hará preguntas sobre su organización. El que está ansioso por conocer sus objetivos y su evento se destacará del resto.

     Aunque no siempre es posible entrevistar a un solicitante en persona , especialmente si no se encuentra en su misma ciudad, este puede ser un paso crítico para elegir el planificador adecuado, ya que usted querrá al candidato que tenga una buena relación contigo.

El último paso es verificar las referencias de sus candidatos también. Póngase en contacto con antiguos clientes.

     Una vez que haya realizado la contratación, el planificador de eventos debería poder compartir con usted un plan detallado para el evento. Es el momento de lanzar ideas creativas y descartar las ideas que no funcionan

Comuníquese con nosotros si necesita asesoramiento en su evento en la Florida

Color Pantone del año 2020

Color Pantone del año 2020

El color azul clásico es un color hermoso, oscuro y sofisticado. Es el color del año del 2020. Es fácil incluir este color en su evento porque combina bien con casi cualquier otro color. Si está considerando el color azul clásico como parte de los colores para su evento, tenemos algunas ideas para incluirlo.

¿Porque contratar un planificador de eventos?

Cuando está organizando su primer evento y analizndo los costos, contratar un planificador de eventos puede parecer un gasto innecesario. Pero no lo es. Aquí le contare solo algunas razones por la que le conviene hacerlo

Ahorrarás tiempo.

El planificador de eventos llevará a cabo todas las reuniones con los proveedores como el lugar donde será la fiesta, la floristería, el restaurante, el fotógrafo etc. Literalmente usted no podrá contar las horas que le va ahorrar el planificador de eventos de Au Bouquet.

Ahorraras dinero

Tu puedes pensar que, porque tienes que pagar el planificador de eventos, estás gastando más dinero, ¿verdad? No es así. Una vez que su planificador sabe cuál es su presupuesto, puede trabajar con proveedores para ahorrarle dinero en todo tipo de cosas. debido a que el planificador de eventos ya tiene relaciones con proveedores de sus eventos pasados, es más fácil para ellos pedirles cosas de lo seria para la persona que no contrata sus servicios. A la larga, un planificador de eventos puede realmente ahorrarle el dinero que gastó contratándolo, y mucho más.

Tendrás un evento mucho más hermosos y decorado con gusto

Organizarás tu evento en el lugar correcto.Donde debe organizar su evento, qué ciudad y dónde en la ciudad, depende del tipo de evento que esté organizando y cuáles son sus objetivos en el evento. Su planificador de eventos lo ayudará a elegir un lugar que realmente pueda ayudarlo a alcanzar sus metas para su evento. Esto es algo que puede afectar la asistencia, las ventas y una gran variedad de otras cosas

Podras disfrutar de la comida en tu evento

Cuando planeas un evento, hacer todo por ti mismo es un trabajo muy, muy grande. Y se pone estresante. Tan pronto como contratas un planificador de eventos, puedes respirar. Puedes dar un paso atrás, reagruparse, concentrarse en las cosas que conoces. Debido a que otra persona está manejando los detalles del evento en sí, puede ser más productivo en las cosas que hace mejor. Además, cuando ocurra el evento, el organizador del evento de Au Bouquet estara supervisando el evento en sí, cuidando a los testigos y asegurándose de que la logística este bien y usted se pueda enfocarme en hacer que sus invitados se sientan bienvenidos y cómodos.

Anunciando las tendencias del color Pantone 2017

Al final de cada año, el mundo de la moda revela sus nuevas colecciones para la temporada siguiente. Inspirado por la última moda, Pantone Color Institute crea su lista de los colores de tendencias principales que influirán no sólo la ropa, sino muchos elementos de nuestra vida – desde la decoración del hogar de flores de la boda! Las tendencias de color de este año reflejan tonos hermosos que ocurren en la naturaleza, ya sean tonos neutros terrosos o tonos vivos brillantes.
El color de este año es el verde fresco y vigorizante.

El verde es un color floral único que se puede diseñar con las orquídeas del cymbidium, el hydrangea verde, las momias de Fuji, o las rosas verdes. Este elegante color merece el primer lugar debido a su versatilidad, se mezcla fácilmente con todos los demás colores de la lista. Para mas informacion de como escoger las flores adecuadas para su evento comunique con nosotros