Gerente de eventos Vs. Organizador de eventos

Si bien las habilidades de estas dos funciones se superponen, son dos funciones distintas. Este error crea problemas para aquellos que tratan con clientes que creen erróneamente que necesitan un administrador de eventos cuando lo que necesitan es un planificador de eventos. Y para aquellos clientes que tienen la impresión de que todos los gerentes de eventos también manejan la planificación de eventos.

Comencemos con el Organizador de eventos:

La palabra clave aquí es organizar. Todos los eventos, desde despedidas de soltera hasta celebraciones de cumpleaños históricas y grandes reuniones corporativas, comienzan con algún tipo de plan. Las discusiones iniciales con los clientes con respecto a ideas de eventos, temas, fechas deseables y pautas presupuestarias son parte del proceso de planificación del evento

La planificación de eventos comienza desde escoger el concepto y continúa hasta el evento real. Y, sinceramente, durante algunas semanas después del evento, los organizador de eventos manejan los elementos de seguimiento.

La Organización  de eventos implica trabajar estrechamente con el cliente para diseñar un evento que refleje la visión del cliente y cumpla con el objetivo del evento. Los clientes que contratan a un Organizador de eventos contratan a alguien para planificar todos los aspectos del evento, incluidos los detalles relacionados y los elementos de acción, y para ver ese evento hasta su finalización.

Las responsabilidades de un organizador de eventos pueden incluir, pero no se limitan a

  • Seleccionar un tema general para el evento
  • Desarrollar un presupuesto.
  • Seleccionar un lugar
  • Negociación de contratos hoteleros.
  • Contratación de proveedores externos.
  • Planificación del menú.
  • Contratar a un proveedor
  • Organización de oradores invitados o entretenimiento.
  • Coordinación del transporte.
  • Elegir el esquema de color
  • Desarrollando invitaciones

Gerente de eventos

El gerente de eventos normalmente a estudiado 4 años en una universidad formal en Estados Unidos esta carrera se llama “Event Management, B.S.. en cada país de Latinoamérica le asignan un nombre diferente

Cada tipo de evento se compone de numerosas partes que encajan como piezas de un rompecabezas. Todas esas piezas finalmente se unen para crear un evento. Los eventos exitosos tienen todas esas piezas relacionadas que se unen en el momento y el lugar correctos, sin problemas, de manera eficiente y de acuerdo con el plan. Este proceso se llama Gerenciar un evento.

Gerenciar un evento implica crear, coordinar y gestionar todos los diferentes componentes de un evento, así como los equipos de personas responsables de cada aspecto. Pueden incluir

  • Reservar una ubicación para un evento.
  • Coordinación de proveedores externos.
  • Desarrollar un plan de estacionamiento.
  • Diseño de planes de contingencia de emergencia.
  • Garantizar el cumplimiento de las normas de salud y seguridad.
  • El personal administrativo responsable de cada función.
  • Supervisar la ejecución de un evento.
  • Seguimiento del evento.
  • Resolver situaciones de eventos en el sitio

Definir estas dos funciones es un desafío porque, no solo están estrechamente relacionadas, las responsabilidades a menudo se superponen.